1. Общие положения

Правила разработаны на основании:

• «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477;
• Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• Перечней типовых архивных документов и сроков хранения (приказы Минкультуры РФ № 1182 от 31.07.2007; № 558 от 25.08.2010);
• «Примерного положения об архиве…», приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176;
• ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, СДА-15-2009.

Правила устанавливают единые требования к документообороту ЛКГ, распространяются на весь цикл работ с документами, образующимися при проведении контроля и испытаний, и определяют ответственность персонала за учет, ведение и хранение документации.

2. Назначение и основные понятия

Правила предусматривают: утверждение и регистрацию документов; учет результатов испытаний и измерений; ознакомление сотрудников; резервное копирование; поддержание актуальности версий; пересмотр и внесение изменений; систему хранения и архивирования; ведение сведений о персонале.

Основные термины

Документи́рование

Фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Делопроизводство

Деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Документ / Подлинник / Копия

Документ, оформленный по требованиям. Подлинник — первый экземпляр. Копия — полное воспроизведение без юр. силы.

Документооборот

Движение документов от создания / получения до исполнения и архивирования.

Регистрация

Присвоение регистрационного номера и занесение сведений.

Номенклатура дел

Систематизированный перечень дел с указанием сроков хранения.

3. Виды документов

Документы СМК (Руководства по качеству)

• Процедуры, Правила, Должностные и функциональные инструкции;
• Журнал учета документов СМК и изменений к ним.

Фонд нормативных документов

• НД на объекты контроля, ГОСТ Р (методы контроля и испытаний), СТО;
• Перечни НД с количеством экземпляров и местонахождением;
• Иные нормативные/справочные издания; договоры на ИСП «КонсультантПлюс» и др.

Оперативная документация ЛКГ

• Заявки, приказы и распоряжения;
• Планы и материалы внутренних проверок, корректирующие мероприятия;
• Жалобы, претензии, апелляции и решения по ним;
• Штатное расписание, оргструктура, планы повышения квалификации, ДИ, копии трудовых договоров;
• Документация по испытаниям и контролю: акты ВИК, протоколы, заключения.

Бухгалтерские, кадровые, аккредитационные документы

• Документы на помещения, оборудование и ресурсы;
• Финансовые отчеты; юридические документы; кадровые дела;
• Подтверждение образования, квалификации; документы по аккредитации и ПК.

4. Учет, хранение и использование документации

Фонд НД

• Учет и хранение — ответственное лицо по информационному обеспечению и актуализации ФНД;
• Журнал учета НД (Приложение В1);
• Контрольные экземпляры — в папке «Фонд НД», используются только для актуализации;
• Рабочие экземпляры выдаются сотрудникам с отметкой «Учтен» и подлежат своевременной замене при изменениях.

Документы СМК

• Хранятся в папке «СМК»; ознакомление персонала — под подпись;
• Актуализацию и коррекцию обеспечивает начальник ЛКГ, с регистрацией изменений.

Оперативные документы

Учет, хранение и использование осуществляет ответственное лицо по делопроизводству и архиву.

Финансы, кадры, аккредитация

Ведутся руководством ЛКГ в установленном порядке.

5. Обязанности должностных лиц

• Поддерживать понятный и быстрый поиск документов;
• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность (коммерческая тайна);
• Инициировать изменения/замены, изъятие недействующих версий и их сдачу в архив.

6. Правила регистрации документов

• Входящая корреспонденция (в т.ч. жалобы/претензии) — журнал входящей документации, хранение в папке «Входящая документация»;
• Исходящая — журнал исходящей, папка «Исходящая документация»; жалобы — папка «Жалобы»;
• Заявки — регистрация в журнале;
• Протоколы испытаний и заключения — регистрация, подписи исполнителей;
• Жалобы — по Процедуре по жалобам; возможна передача директору Общества;
• При обоснованных жалобах — внеплановая внутренняя проверка;
• Кодирование — по первым буквам названия, сквозная нумерация; новые документы СМК — регистрация в журнале;
• Перечень документов и записей — в приложении к Руководству по качеству.

7. Учет результатов проверок, испытаний и контроля

Учет и документирование результатов выполняется по «Процедуре проведения контроля» с соблюдением требований ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, включая идентификацию объекта, прослеживаемость и требования к формам протоколов.

8. Ознакомление сотрудников с документами

• Все сотрудники ознакомлены под подпись с НД/НТД, ДИ, приказами, Политикой в области качества, Планами корректирующих мероприятий;
• При изменениях — повторное ознакомление под подпись;
• Новые сотрудники: вводный обзор внутренних документов в ближайший понедельник; получение комплекта НД/НТД под подпись;
• Фиксация ознакомления — на листах к документу либо на самом документе.

9. Резервное копирование и восстановление

Резервируются ключевые документы (Положение о ЛКГ, Руководство по качеству, Паспорт ЛКГ, фонд НД, свидетельства об аттестации, удостоверения персонала, результаты работ). Создаются резервные копии на электронных носителях (внешние диски и др.).

Решение о восстановлении принимает начальник ЛКГ. На восстановленных документах наносится пометка «Дубликат». Резервные копии хранятся отдельно от оригиналов.

10. Актуальность используемых версий

Актуализируются оргструктура, распределение функций и ответственности, порядок взаимодействия, методики, Руководство по качеству, Положение и Паспорт ЛКГ, фонд НД и НТД.

• За внутренние документы (пп. 10.1.1–10.1.5) отвечает ответственное лицо за ведение и актуализацию распорядительных и методических документов; записи в журнале учета СМК.
• За фонд НД/НТД (пп. 10.1.6–10.1.7) — специалист ЛКГ по ФНД: еженедельная проверка «КонсультантПлюс»; ежемесячный мониторинг сайтов Правительства РФ, Росстандарта, Минэка, Росаккредитации; получение, печать, учет, выдача рабочих экземпляров к дате введения документа; изъятие устаревших версий; ознакомление сотрудников под подпись.

11. Наличие документов в местах применения

В местах проведения работ ЛКГ обязательно наличие актуализированных рабочих экземпляров НД/НТД. Ответственность за их наличие несет непосредственно исполняющий работы сотрудник. Контрольные экземпляры хранятся в папке «Фонд НД» и применяются только для актуализации.

12. Пересмотр и внесение изменений

Правила регламентируют пересмотр и изменение внутренних документов СМК (Руководство по качеству, Положение, Паспорт ЛКГ, ДИ) при изменениях законодательства, НД/НТД или при корректировке внутренних процедур.

Оформление документов

Методы внесения изменений

• Зачеркивание и вписывание: старый текст перечеркивается тонкой линией (с возможной пометкой порядкового номера изменения), новый текст добавляется; запись фиксируется в листе регистрации изменений с подписью, датой и датой введения в действие. При объёмном изменении лист заменяется полностью.
• Замена листа(ов): документ разброшюровывается, заменяются листы с сохранением индекса (при увеличении объёма — индекс дополняется буквенным значком, напр. 3а), заносится запись в лист регистрации изменений.

Переиздание

При существенных изменениях выполняется пересмотр с переизданием; на титуле — отметка «изменение № …» с датой.

Полномочия

Изменения вправе вносить ответственный за СМК и начальник ЛКГ.

Изменения в протоколах

Существенные изменения после выдачи — только отдельным документом «Дополнение к протоколу». Опечатки и мелкие исправления допускаются с заверением подписью и штампом оформителя.

13. Хранение и архивирование

• Архив в бумажном виде (и при необходимости — электронный на внешних носителях);
• Размещение — стеллажи в помещении ЛКГ и выделенная комната; доступ строго регламентирован, ключи у ответственного;
• Номенклатура дел архивного хранения; прием по журналам архивации;
• Ежемесячное (по необходимости) комиссионное уничтожение по истечении сроков хранения, с Актом;
• Состав архива: комплекты по контролю и испытаниям; «Заявки», «Субподряд», «Приказы и распоряжения», «Внутренние проверки СМК», «Жалобы», «Персонал Лаборатории».

Документы в текущем делопроизводстве хранятся в специализированных шкафах не менее 3 лет, затем передаются в архив. Отдельные комплекты по выполненным работам — до конца года в ЛКГ, далее — весь срок эксплуатации объекта в архиве.

14. Систематизация и ведение архива

• Сдача документов в архив — по разделу 13 и под ответственность руководителя подразделения;
• Условия хранения обеспечивают сохранность, оперативный поиск и выдачу документов;
• Шкафы архива разделены на секции с именованием; учет выдачи и использования ведётся ответственным;
• Нормативная база: 125-ФЗ, приказы и указания Федерального архивного агентства;
• Конфиденциальные документы уничтожаются способом, исключающим восстановление, по решению начальника ЛКГ и в присутствии комиссии (Акт);
• Сроки и места хранения бухгалтерских и кадровых документов устанавливаются руководством Общества;
• Комиссия ежемесячно формирует Акт о выделении к уничтожению (Приложение 5).

15. Ведение сведений о сотрудниках лаборатории

Начальник ЛКГ ведёт личные дела сотрудников, непосредственно выполняющих работы, с учетом:

• паспортных данных, образования (высшее/среднее спец.), переподготовки и доп. обучения;
• повышения квалификации, аттестаций/переаттестаций и проверок знаний;
• подтверждения компетентности, полномочий, опыта и мастерства.

Состав документов и порядок сбора — по «Процедуре по персоналу».

Справочно

Настоящие Правила — часть системы менеджмента качества ЛКГ «Ликлаб» и применяются ко всем работам по контролю и испытаниям. Любые вопросы по трактовке разделов, получению рабочих форм журналов и шаблонов — по адресу info@leaktest.ru