Назначение и место в структуре

Ответственный за ведение и хранение документации по результатам испытаний подчиняется начальнику ЛКГ и назначается приказом. К должности допускается специалист с образованием не ниже средне-технического, владеющий практиками делопроизводства, архивного учета и требованиями к оформлению протоколов по результатам течеискания и иных методов контроля.

Связь с работой лаборатории контроля герметичности

Лаборатория контроля герметичности «Ликлаб» выполняет течеискание и сопутствующие виды неразрушающего контроля на оборудовании систем газоснабжения, технологических трубопроводах, резервуарах, теплообменниках, криогенном и холодильном оборудовании, а также на узлах арматуры и герметичных корпусах. Результаты таких работ формируют основу для решений по безопасности и надежности, поэтому их корректная регистрация, хранение и своевременная выдача заказчику — критически важная часть производственного цикла. Ответственный обеспечивает непрерывность документального сопровождения от заявки до окончательного заключения, поддерживает актуальные журналы и архив, а также защищает данные от утери и несанкционированного доступа.

Нормативная база и знание процессов

В деятельности применяются требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, приказы и распоряжения начальника ЛКГ, Руководство по качеству «Ликлаб» и локальные инструкции по документообороту. Специалист обязан знать процедуры СМК, порядок приема, учета, хранения и выдачи документации по результатам неразрушающего контроля и разрушающих испытаний, а также правила ведения документов по видам контроля и испытаний.

Задачи и ежедневные обязанности

Организует регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, оформляет договорные документы с заказчиками и контролирует сроки исполнения по ним и по протоколам. Обеспечивает единый порядок учета документов, который гарантирует быстрый поиск, идентификацию версий и прослеживаемость правок.

Ведет номенклатуру дел архивного хранения, учитывает все архивные единицы, отслеживает установленные сроки хранения и своевременно инициирует изъятие документов, срок хранения которых истек, по согласованию с начальником ЛКГ. Обеспечивает физическую сохранность и целостность фондов, поддерживает условия хранения, предотвращающие повреждение бумажных и электронных носителей.

Организует режим доступа к архиву: исключает работу посторонних лиц без разрешения начальника ЛКГ, выдает документы для временного использования сотрудникам под ответственность и оформляет копии для работы вне помещений только по согласованию. Ключи от помещения архива хранятся у ответственного и не передаются третьим лицам.

Контролирует движение заключений по результатам испытаний и контроля герметичности: один экземпляр направляется заказчику в согласованной форме (бумажной или электронной), второй помещается в архив. Журналы регистрации результатов, журналы выдачи заключений, технологические карты и методики, на основании которых выполнялись работы, хранятся на протяжении всего срока эксплуатации оборудования, к которому они относятся.

Обеспечивает корректность заполнения журналов и карточек, сверку реквизитов лаборатории, объекта контроля, примененной НТД, средств измерений и персонала, а также полноту приложений: первичные записи, скриншоты приборов, фотофиксация зон контроля, листы согласования с заказчиком. По итогам внутренних проверок устраняет замечания, актуализирует формы и шаблоны документов.

Выполняет поручения начальника ЛКГ в рамках компетенции, участвует в подготовке к внутренним и внешним аудитам, предоставляет материалы по запросам надзорных органов и заказчиков.

Как это поддерживает достоверность результатов

Правильно выстроенный документооборот — фундамент достоверности результатов течеискания. Прослеживаемость от заявки до протокола исключает потерю контекста испытаний, предотвращает использование неактуальных методик, обеспечивает контроль статуса поверок и калибровок, а также позволяет оперативно повторить измерения при рекламациях или апелляциях. «Ликлаб» применяет идентификацию документов и записей, резервное копирование и контроль версий, что повышает надежность хранения и доступность данных для анализа тенденций отказов и планирования профилактики утечек.

Права специалиста

Ответственный имеет право консультироваться у вышестоящего руководства по производственным вопросам, инициировать улучшения форм и процессов учета, предлагать мероприятия по повышению информационной безопасности и эффективности архива, а также проходить обучение для повышения профессионального уровня.

Ответственность

Специалист несет ответственность за своевременное и корректное ведение журналов результатов испытаний и контроля, за оперативную передачу заказчику утвержденных заключений, за надлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и документами СМК, а также за соблюдение режима конфиденциальности.

Роль в клиентском сервисе «Ликлаб»

Для заказчика лаборатории контроля герметичности важны не только точные измерения, но и ясная, быстрая и юридически корректная выдача результатов. Ответственный за документацию обеспечивает единое окно общения по материалам испытаний, формирует комплектность досье на объект, помогает в поиске исторических записей по предыдущим проверкам и поддерживает предсказуемые сроки поставки отчетности. Благодаря этому наши заключения легко интегрируются в эксплуатационную документацию, паспорта оборудования и отчеты по промышленной безопасности.

Контакт для взаимодействия

По вопросам передачи исходных данных, согласования форматов отчетности и сроков предоставления результатов обращайтесь к начальнику ЛКГ «Ликлаб». Специалист, ответственный за ведение и хранение документации, организует прием и проверку материалов, предоставит шаблоны сопроводительных документов и проконтролирует выпуск итоговых протоколов.